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Dale el trabajo a la IA

De 43 facturas a una tabla limpia (antes de que venza el trimestre)

Caso 38 de 70 · Ordenar

Te suena si…

  • Cada trimestre llevas a tu gestoría una caja de zapatos con facturas.
  • Tienes facturas en papel, en fotos de WhatsApp y en PDF del correo, y ninguna lista.
  • Pasar a mano cuarenta y tres facturas es un par de horas de tecleo y errores de dedo.

Antescuarenta archivos sueltos, cada uno con un formato distinto.

Despuésuna fila por factura, con las mismas columnas, lista para sumar.

El método

  1. No le pidas a la IA que «lea las facturas». Dile exactamente qué columnas quieres, en qué orden y qué hacer si un dato no aparece: dejarlo como «no encontrado», nunca inventarlo.
  2. Pásaselas en lotes de cinco a diez. Con muchas a la vez, la IA mezcla datos entre facturas o se salta alguna sin decirlo.
  3. Y cuenta. En este caso, comprobar es sobre todo eso: si tenías 43 facturas, tienen que salir 43 filas. Si falta una, la IA no te va a avisar.

Hazlo ahora

  1. Dale contexto

    Lo que escribas se guarda en este navegador para los demás casos. Es lo que evita la respuesta genérica.

  2. Pídeselo

    Cambia lo que va entre corchetes por tus datos. Lo que dejes vacío se copia tal cual.

    Te voy a pasar varias facturas. Para cada una, extrae: fecha, nombre del proveedor, número de factura, base imponible, % de IVA y total. Ponlo en una tabla con esas columnas exactas, una fila por factura. Si algún dato no aparece o no se lee bien, escribe «no encontrado» en esa celda; no lo inventes. Si una factura tiene varios conceptos, agrúpalos en la misma fila. No calcules sumas intermedias ni redondees: copia las cifras tal cual aparecen. Si una fecha no incluye el año, márcala como [AÑO AUSENTE]. Al final, dime cuántas facturas has recibido y cuántas filas has hecho.

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    Pasa estas facturas a una tabla (fecha, proveedor, número, base, IVA, total), con «no encontrado» si falta algo, y dime cuántas has procesado.

  3. Compruébalo

    Cuando tengas la respuesta, pega esto en la misma conversación. Después revisa tú cifras, fechas y citas contra el original.

    Dime cuántas facturas te he enviado y cuántas filas tiene la tabla. Si no coinciden, dime cuál falta. Marca también cualquier cifra que hayas leído con dificultad.

Privacidad. si las facturas tienen datos de tus clientes (nombres, direcciones), tápalos antes de subirlas si la tabla no los necesita.

Dáselo a tu agente

Delega de maravilla como tarea recurrente: es mecánica, tiene reglas fijas y vuelve cada trimestre con puntualidad británica.

Objetivo. Que coja tus 43 facturas y te devuelva una tabla limpia: número, fecha, proveedor, base, IVA y total, lista para tu gestor o para tu programa de contabilidad.

Contexto. Necesita acceso a la carpeta con las facturas y saber qué columnas quieres en la tabla. Avísale de los casos raros: facturas rectificativas, tickets sin IVA desglosado, facturas en otro idioma o moneda.

Restricciones. No presenta impuestos ni envía nada a Hacienda. No envía la tabla a tu gestor sin que la revises. Si una factura no se lee bien, la marca como dudosa en vez de inventar los números.

Permisos mínimos. Solo lectura de la carpeta de facturas.

Cómo revisarlo. Comprueba que el número de filas coincide con el de facturas y que los totales cuadran. Revisa por muestreo cinco o diez filas contra los originales, y todas las marcadas como dudosas. Buena señal: las dudas vienen marcadas. Mala señal: una tabla perfecta con facturas ilegibles: lo perfecto aquí es sospechoso.

Cuándo no delegarlo. Si tus facturas son un cajón de fotos torcidas y tickets arrugados, primero ordénalas: el agente lee, no hace magia. Y la responsabilidad fiscal sigue siendo tuya y de tu gestor.

Ejemplo resuelto

Le das

43 facturas de proveedores de una peluquería (productos, luz, alquiler, mantenimiento), en fotos y PDF, enviadas en cinco lotes.

Te devuelve

Una tabla limpia con 42 filas, bien alineadas y con «no encontrado» en dos números de factura. Al final: «He procesado todas las facturas recibidas».

Lo que pilló el Compruébalo

Eran 43 y la tabla tenía 42 filas. La factura que faltaba era una foto borrosa de 18 € que la IA se saltó, aunque luego dijera que las había procesado todas. Montse la encontró porque contó archivos contra filas, que es la comprobación de este caso. La repitió con una foto mejor.

Que no te pase

Fallos típicos

  • Mezcla campos entre facturaspásaselas de una en una o en lotes pequeños.
  • Redondea o cambia decimalespide que copie las cifras tal cual aparecen, sin recalcular.
  • Se salta una factura sin avisarhaz tú la resta: tus archivos contra las filas de la tabla.
  • Al pegar en Excel todo cae en una sola celdacopia la tabla ya dibujada en el chat, no el texto con barras |; si tu herramienta permite descargarla como CSV (un formato de tabla que abre Excel), mejor.

Compruébalo

Antes de dársela a tu gestoría:

Sube de nivel

  1. Nivel 1. Empieza con cinco facturas en el chat (copia y pega el texto) para afinar las columnas antes de subirte el resto en lotes.
  2. Nivel 2. Sube las fotos o los PDF en lotes y pide la tabla en un formato que puedas pegar en Excel.
  3. Nivel 3. Si lo haces cada mes, existen programas de captura de facturas que lo automatizan; revisa igual el recuento.

Para sacarle más

Una historia real

Así le pasó a Montse

Montse tiene una peluquería en Tarragona y cada trimestre le llevaba a su gestora una caja de zapatos con facturas: papel, fotos de WhatsApp y PDF del correo. La gestora le cobraba aparte por teclearlas. Este trimestre fotografió las 43 facturas y le pidió a la IA una tabla con fecha, proveedor, número, base, IVA y total, con «no encontrado» cuando faltara un dato. En veinte minutos tenía la tabla. Contó las filas: 42. Faltaba una factura de 18 €, una foto borrosa que la IA se había saltado sin avisar.

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Revisado en septiembre de 2026. Sin cambios desde la edición impresa.